Depuis 2026, la facture PDF ne suffit plus en Belgique. Découvrez ce qu’est la facturation électronique, le réseau Peppol, et les risques fiscaux si vous n’êtes pas en ordre.

Facturation électronique en Belgique : Peppol, c’est quoi et que devez‑vous faire ?

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2026, la facture électronique structurée est obligatoire en Belgique pour la plupart des factures entre entreprises (B2B). Concrètement,  envoyer un simple PDF par e‑mail ne suffit plus. La loi impose un format lisible automatiquement, transmis via le réseau européen Peppol.

Cet article vous explique, en langage simple :

• ce qu’est la facturation électronique,
• à quoi sert Peppol,
• qui est concerné,
• et ce qui se passe si vous n’êtes pas en ordre (amendes, fiscalité).

Facture électronique : de quoi parle‑t‑on ?

Il s'agit d'une facture électronique structurée : un fichier dont les données (numéro, date, TVA, montants, lignes) sont codées de manière standardisée, pour être lues et reconnues automatiquement.

• Un PDF envoyé par e‑mail = facture « non structurée » (lisible par un humain, pas par une machine).
• Une facture Peppol BIS 3.0 = facture structurée, conforme à la norme européenne, transmise via le réseau Peppol.

Depuis 2026, pour une facture entre deux entreprises belges assujetties à la TVA, c’est ce deuxième type de facture qui est obligatoire. Le PDF peut éventuellement accompagner, mais il ne remplit plus l’obligation légale.

Peppol, c’est quoi en une phrase ?

Peppol est un réseau sécurisé européen qui permet aux entreprises et administrations d’échanger des factures électroniques structurées, sans devoir s’arranger « en direct » entre elles.

En Belgique :

• chaque entreprise se connecte via un point d’accès Peppol (souvent intégré à son logiciel de facturation ou de comptabilité),
• la facture structurée est envoyée via ce réseau,
• le destinataire la reçoit directement dans son propre système.

Résultat : moins de ressaisie, moins d’erreurs, et une traçabilité claire pour l’administration fiscale.

Qui est concerné par l’obligation ?

L’obligation s’applique quand trois conditions sont réunies :

1. Le fournisseur est assujetti à la TVA et établi en Belgique ;
2. Le client est assujetti TVA ;
3. L’opération est localisée en Belgique aux fins de la TVA.

Cela inclut la grande majorité des :

• indépendants,
• starters,
• PME belges.

Certaines situations sont exclues (par exemple certaines professions exemptées de TVA, régimes spéciaux, assujettis étrangers sans établissement stable en Belgique). Si vous avez un doute, un contrôle rapide peut être effectué chez Scutera.

Et si je continue à envoyer des PDF ? Sanctions et fiscalité

Amendes spécifiques

Un arrêté royal de juillet 2025 a prévu des amendes forfaitaires en cas de non‑conformité à l’obligation d’émettre et de recevoir des factures structurées :

• 1ᵉʳᵉ infraction : 1 500 €
• 2ᵉ infraction : 3 000 €
• Infractions suivantes : 5 000 €

La récidive n’est retenue que si une nouvelle infraction est constatée au moins 3 mois après la précédente.

À cela s’ajoutent les amendes de droit commun en matière de facturation (factures manquantes, incomplètes, non conformes).

Risques fiscaux

Au‑delà des amendes :

• vos clients conformes risquent de refuser vos factures PDF,
• l’administration dispose de plus en plus de données automatisées (via Peppol et, à terme, l’e‑reporting), ce qui rend les incohérences plus visibles,
• en cas de contrôle, des factures non conformes peuvent compliquer la justification de vos opérations et, dans certains cas, mener à des rectifications TVA, intérêts et amendes supplémentaires.

Que devez‑vous mettre en place, concrètement ?

Pour être en ordre, trois éléments suffisent :

1. Un outil compatible
   Un logiciel de facturation ou de comptabilité capable de générer des factures Peppol BIS 3.0 et des notes de crédit dans le même format.
2. Un raccordement au réseau Peppol
   Vous ne vous connectez pas « directement » à Peppol, mais via un point d’accès, souvent intégré à votre logiciel ou fourni par un prestataire. Votre numéro d’entreprise BCE sert d’identifiant sur le réseau.
3. La capacité de recevoir
   Beaucoup d’entreprises ont activé l’émission… et oublié la réception. Or l’obligation est symétrique : vous devez aussi pouvoir recevoir des factures structurées de vos fournisseurs.

Bon réflexe : ne plus envoyer systématiquement la facture électronique ET le PDF par e‑mail, ce qui crée des doublons chez le client.

Et la déduction 120% pour la facturation électronique ?

Pour aider les entreprises, la loi prévoit une déduction fiscale majorée de 120% pour les frais liés aux programmes de facturation électronique structurée (sous conditions, notamment pour les formules d’abonnement et les périodes 2024–2027).

En clair : une partie des coûts de votre logiciel de facturation peut être davantage déductible que d’habitude. 

Besoin d’un check‑up rapide sur votre dossier ?

Vous n’êtes pas certain d’être en ordre pour la facturation électronique ?

Chez Scutera, nous aidons les indépendants et PME à :

• choisir et paramétrer un outil compatible Peppol,
• vérifier que vos factures (émission et réception) sont conformes,
• remettre de l’ordre dans vos dossiers comptables et fiscaux.

Contactez‑nous pour un point rapide sur votre situation et, si nécessaire, un plan de mise en conformité simple et sans stress.

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